Sanitätswachdienste planen und dokumentieren: Der komplette Leitfaden

Ob Stadtfest, Sportveranstaltung oder Konzert — Sanitätswachdienste sind ein Kerngeschäft vieler Rettungsdienstorganisationen. Doch zwischen einer improvisierten Erstversorgung und einem professionell geplanten Wachdienst liegen Welten. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Sanitätswachdienste systematisch planen und dokumentieren.

Phase 1: Vor der Veranstaltung

Gefährdungsbeurteilung erstellen

Jede professionelle Planung beginnt mit einer Risikoanalyse. Folgende Faktoren sind entscheidend:

Veranstaltungsparameter:

• Erwartete Besucherzahl
• Dauer der Veranstaltung
• Art der Veranstaltung (ruhig vs. dynamisch)
• Altersstruktur der Besucher
• Alkohol- und Drogenwahrscheinlichkeit

Örtliche Gegebenheiten:

• Gelände (eben, uneben, Treppen)
• Witterungsschutz vorhanden?
• Entfernung zum nächsten Krankenhaus
• Zufahrtswege für Rettungsfahrzeuge

Erfahrungswerte:

• Gab es die Veranstaltung schon? Wie viele Patienten?
• Vergleichbare Veranstaltungen als Referenz

Personalberechnung

Berechnungshilfen und organisationsinterne Schemata können eine erste Orientierung geben. Für belastbare Entscheidungen sollten sie aber immer mit Gefährdungsbeurteilung, Veranstaltungsauflagen, Erfahrungswerten und der Einbindung des örtlichen Rettungsdienstes abgeglichen werden.

Besonders personalrelevant sind zum Beispiel:

• stark schwankende Besucherströme
• Hitze, Kälte oder Unwetter
• hoher Alkohol- oder Drogenkonsum
• schwierige Zufahrten oder lange Transportzeiten
• risikoreiche Sport- oder Bühnenformate

Materialplanung

Basis-Ausstattung pro Sanitätsstation:

• Verbandmaterial (Wundversorgung, Verbände)
• Kühlpacks und Wärmedecken
• Blutdruckmessgerät, Pulsoximeter
• AED (automatisierter externer Defibrillator)
• Notfallrucksack mit erweitertem Material
• Dokumentationsmaterial

Bei größeren Veranstaltungen zusätzlich:

• Tragen und Rollstühle
• Sauerstoff
• Infusionsmaterial
• Medikamente (je nach Qualifikation)

Kommunikationsplan

• Funkkanäle festlegen und testen
• Erreichbarkeit der Einsatzleitung sicherstellen
• Kontaktdaten Veranstalter, Security, Polizei
• Meldeweg bei Eskalation (MANV-Alarm)

Phase 2: Während der Veranstaltung

Einsatzleitung einrichten

Der Einsatzleiter sollte:

• Einen festen, zentralen Standort haben
• Überblick über alle Stationen behalten
• Funkverkehr koordinieren
• Personalreserven im Blick haben

Patientenversorgung dokumentieren

Jeder Patientenkontakt sollte dokumentiert werden:

Mindestangaben für jeden Patientenkontakt:

• Uhrzeit des Kontakts
• Personalien (wenn möglich)
• Beschwerden/Verletzung
• Durchgeführte Maßnahmen
• Weiteres Vorgehen (Entlassung, RTW, Selbstvorstellung)

Wichtig: Auch "Bagatellen" dokumentieren! Sie können später relevant werden (Versicherung, Haftung).

Lagebild aktuell halten

• Wie viele Patienten wurden bisher versorgt?
• Gibt es Trends (z.B. vermehrt Kreislaufprobleme bei Hitze)?
• Sind alle Stationen besetzt?
• Materialverbrauch im Rahmen?

Digitale Tools können hier erheblich helfen, indem sie automatisch Statistiken erstellen und das Lagebild visualisieren.

Phase 3: Nach der Veranstaltung

Einsatzstatistik erstellen

Für den Veranstalter und die eigene Qualitätssicherung sind folgende Kennzahlen wichtig:

Kennzahl	Beschreibung
Gesamtzahl Patientenkontakte	Alle dokumentierten Kontakte
Aufschlüsselung nach Schwere	Bagatelle, mittel, schwer
RTW-Transporte	Anzahl Krankenhauseinweisungen
Besondere Vorkommnisse	Reanimationen, schwere Verletzungen
Personalstunden	Gesamt eingesetzte Stunden

Lessons Learned

Nach jedem größeren Wachdienst:

• Was lief gut?
• Was können wir verbessern?
• War die Personalstärke angemessen?
• Hat das Material gereicht?
• Gab es Kommunikationsprobleme?

Diese Erkenntnisse fließen in die Planung zukünftiger Dienste ein.

Abrechnung vorbereiten

Die Dokumentation ist auch Grundlage für die Abrechnung:

• Personalstunden nachweisbar
• Materialverbrauch dokumentiert
• Besondere Leistungen (z.B. RTW-Einsätze) separat erfasst

Digitale Unterstützung

Moderne Einsatzführungssoftware bietet für Sanitätswachdienste erhebliche Vorteile:

Vorteil	Nutzen
Schnelle Patientenerfassung	Digitale Formulare statt Papierchaos
Echtzeit-Übersicht	Der Einsatzleiter sieht sofort alle Patientenkontakte
Automatische Statistiken	Keine manuelle Auswertung mehr nötig
Offline-Fähigkeit	Funktioniert auch ohne stabiles WLAN auf dem Veranstaltungsgelände
Professionelle Berichte	Für Veranstalter und interne Dokumentation

Rechtliche Aspekte

Aufbewahrungspflichten

Aufbewahrungsfristen hängen von Art und Zweck der Unterlagen ab. Für Behandlungsakten nennt § 630f Abs. 3 BGB grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit keine anderen Vorschriften greifen. Für veranstaltungsbezogene Unterlagen, Einsatzstatistiken oder Abrechnungsdokumente können daneben andere Fristen und Zuständigkeiten relevant sein.

Schweigepflicht

Alle Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Patientendaten dürfen nur an Berechtigte weitergegeben werden.

Haftung

Eine sorgfältige Dokumentation schützt im Streitfall. Dokumentieren Sie, was Sie getan haben — und auch, was Sie bewusst nicht getan haben (und warum).

Fazit

Professionelle Sanitätswachdienste erfordern mehr als motivierte Helfer. Eine systematische Planung, klare Strukturen während der Veranstaltung und eine saubere Nachbereitung machen den Unterschied. Digitale Werkzeuge können diese Abläufe unterstützen, ersetzen aber keine belastbare Gefährdungsbeurteilung und keine klaren Zuständigkeiten.

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